2017/11/02, 職場
工作做不完也要準時下班，把加班當成「機會損失」
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我們想讓你知道的是
把所有時間都投注在一件事情上，對其他事情來說是一種機會損失。因為把時間花在某個地方，當然就錯失花在其他地方的「機會」。每個人的一天都只有二十四小時，這件事情太過理所當然，理所當然到甚至偶爾會被我們遺忘。
文：山梨廣一
思維模式的「轉換」：時間長短等於努力多寡是錯覺
- 無用的努力＝誤以為努力是多加班
改變運用時間的方式，是達成有用的努力的準備。
方法有很多，但我希望各位先重新檢視自己是否陷入「時間＝努力」的錯覺。
雖然現在的狀況已經大不相同，但我剛進入麥肯錫日本分公司時，大家依然對長時間勞動習以為常。工時甚至長到連歐美辦公室的同事都覺得不可思議，「為什麼日本人要工作到這麼晚呢？」
造成日本工時過長的理由有很多。舉例來說，這或許是在高度經濟成長期，從早到晚拚命工作的上班族所保留下來的生活型態。又或許是因為受到長時間通勤的生活環境影響，讓上班族覺得提早回家也沒有足夠時間能夠享受私人生活，還不如把時間花在工作上。
我自己本身也曾與麥肯錫的夥伴討論過這個問題。我們認為當時日本分公司工時過長的主要原因有二。
第一個原因是陷入一定要先有結論的謬誤裡，所以耗費大量的工作時間在必須徹底討論出結果，如此一來無論是客戶還是顧問，工作時間都必然會拉長。
第二個原因是用時間展現責任感。花大錢請顧問，對當時多數的日本企業而言是少見的舉動，而這些企業的員工，當然也都犧牲休閒時間努力工作。所以在多數情況下，顧問也必須透過「工作到半夜」、「把時間徹底花在工作上」的方式來展現自己的責任感，否則無法獲得客戶信賴。
前者牽涉到經營形態的差異，不能說完全是錯的，但後者「長時間勞動很重要」的意識，卻是日本企業根深柢固的陋習（錯誤的思維模式）。
雖然現在加班本身沒有意義的觀念已經普及，但「時間＝努力」的錯覺，卻出乎意料依然深植於日本上班族的腦海裡。
如果你在漏夜完成資料之後，或是加班之後覺得「呼，我真努力」，希望你重新思考一下自己是不是也有「時間＝努力」的錯覺。
思維模式的「轉換」：工作做不完也要準時下班
- 無用的努力＝總之做到完
妨礙有用的努力的「障礙」，不是那麼簡單就能突破，但是我們有許多方法可以主動拋棄無用的努力。請先從自己做得到的事情開始，著手準備實現有用的努力。
最簡單的方法就是準時下班。「總而言之決定截止時間」是我在麥肯錫工作時，從老前輩身上學到的方法，而我也是這樣建議後輩。
「無論留下多少工作，晚上八點一定要下班。」
「就算該做的事情堆積如山，周末也絕對不工作。」
換句話說先決定結束的時間，再配合這個時間行動。
如果時間一到就停手，無論是什麼樣的工作內容，剛開始都一定會做不完，工作也會停在一個半上不下的地方。
放著做到一半的工作就下班，一定會覺得不安吧？就算周末放假休息或出去玩，也會在心裡掛念工作擺著不管似乎有點不妙。但是請你忍住，堅持準時下班。最重要的是如此一來能夠促使你認真思考「該如何在有限的時間內完成工作？」
人就算理性上能夠理解提高效率比較好，也很難改變做事方法。
「用心工作，早點回家」雖然是一句美好的標語，但我們即使聽進去也很難實現。因為就某種意義而言，多工作幾個小時比改變工作方法更輕鬆。
請想像一下開車到遠處兜風，結果回程時卻因為高速公路大塞車而被卡得動彈不得的情況。用心工作早點回家，就像是在大塞車時為了早幾分鐘到家，而利用導航與地圖，想辦法擬出一條脫困路徑。沿著高速公路走走停停雖然比又是調查、又是思考，想盡辦法找出脫困路徑來得輕鬆，但理所當然花的時間也比較多。
但如果有了實際的限制，用心就不再是標語，而是「必須做的事情」。
當目標不再只是「總之回得了家就好」，而是「必須在幾個小時內回家」，就不得不想辦法擬出一條脫困之路。換句話說，有了這樣的限制之後，人才會開始準備實現有用的努力。
思維模式的「轉換」：把加班當成「機會損失」
- 無用的努力＝連細節都要做到一百分
「每天都要做所有能做的努力」，世界上有一定數量的人信奉這種「時間至上主義」。當我還是麥肯錫的新手合夥人時，曾聽退休的前輩說：「這份工作就是要犧牲睡眠時間，加班到半夜，連放假都必須不斷思考，才能想出好的答案，所以你們要把所有能用的時間都用在工作上。」
我和同事當時聽到這位前輩在新人訓練中如此訓示時，便公然與他理論：「這只是您的想法吧？這種工作方式必須犧牲體驗其他寶貴事物的時間與機會，就長遠來看，無論對個人的成長而言還是對將來的工作而言，都是一種損失。」
當時的想法，即便到了很久之後的今天也依然沒有改變。把所有時間都投注在一件事情上，對其他事情來說是一種機會損失。因為把時間花在某個地方，當然就錯失花在其他地方的「機會」。每個人的一天都只有二十四小時，這件事情太過理所當然，理所當然到甚至偶爾會被我們遺忘。
- 埋首於一個月後即將提案的重要企畫，每天加班到半夜，希望盡可能多分析一點資訊，並鉅細靡遺地評估所有可能性。
- 將需要在這一個月內評估的事項分出緩急輕重，聚焦在重要資訊與重大課題，能夠早點下班的日子就為新的企畫做準備、與過去不了解的領域的人見面，或是享受與老同學一起聚餐的歡樂時光。
如果要問我哪個才是「有用的努力」，我認為是後者。
要是每天加班三、四個小時能夠讓評估結果的品質提升數十個百分點，確實是不折不扣的努力，但我認為就實際情況而言，每天漫長的加班時間，多半浪費在煩惱與本質無關的細節、收集最後對提案沒有幫助的資訊，或是製作無關的資料上。與其如此，還不如工作時聚焦在重點部分，利用空檔時間做其他事情，或許還能在最後帶來更大的成果或是更顯著的成長。
學習、吸收新領域的資訊，建立人際網路、私下吃飯喝酒、從事興趣或運動等，應該都是休息時間不可欠缺的活動。透過和朋友吃飯，說不定能夠建立有趣的人脈，或是開發公司聚餐的新店家。就算只是回家睡覺，也能消除疲勞，提高生產力吧？隔天神清氣爽的大腦，說不定會產生新的發想。
這裡說的不只是加班。請你完全揚棄這種只專注在眼前的課題、為其投注所有時間的「無用的努力」，並且有意識的將時間分配給其他機會。
書籍介紹
本文摘錄自《終結低等勤奮，麥肯錫菁英教你有用的努力》，先覺出版
作者：山梨廣一
譯者：林詠純
譯者：林詠純
努力是好事，但如果方法不對，就會掉入低等勤奮陷阱。許多人都想學習如何聰明工作、不加班還是能達成業績，工作品質不打折還能升官發財。但到底該怎麼做才能讓努力彈無虛發？進麥肯錫五年便快速榮升合夥人的超強顧問，首度公開讓所有付出「快、準、好」的菁英工作術——
- 環境、意志、個性，決定努力的品質
- 時間長短等於努力多寡是錯覺
- 第一次討論先「空手」
- 「具體的想法」得靠雙腳創造
- 不正確但獨到的想法，是好想法
- 討論必須要「起爭執」
- 如何讓爛軟夥伴也成為戰力？
努力的品質可以被定義、被測量、被分析。每個人在行動之前都必須懂得區分「有用的努力」和「無用的努力」。只要懂得正確的努力，工作就像一路開綠燈般順暢！麥肯錫式最實用，也最省力的工作方式，就在這裡。
責任編輯：翁世航
核稿編輯：潘柏翰
核稿編輯：潘柏翰
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